Trámite Documentario y Archivo

Unidad de Trámite Documentario y Archivo

La Unidad de Trámite Documentario y Archivo está a cargo de un personal calificado, depende funcional y jerárquicamente de la Oficina de Secretaría General.

Funciones

1. Planificar, organizar, dirigir y controlar los diversos documentos administrativos que se ingresan y salen de la Universidad.

2. Organizar y controlar reglamentariamente los diversos documentos y expedientes que ingresan y salen de la Universidad.

3. Distribuir oportunamente los documentos, tanto interna como externamente, de acuerdo a normas establecidas.

4. Controlar el flujo y situación de los documentos dentro de la Universidad, a fin de lograr su pronta ubicación y seguridad.

5. Informar a los interesados sobre el estado de la tramitación de sus solicitudes.

6. Planificar, organizar, dirigir y controlar los diversos trámites y archivo de documentos de importancia para la Universidad y su administración.

7. Organizar y controlar los mecanismos de archivo, consideradas en el sistema de la Universidad.

8. Efectuar la codificación del archivo central y archivar los documentos que corresponden, previa clasificación de los mismos.

9. Establecer técnicas y procedimientos de archivo, consideradas en el Sistema de la Universidad.

10. Coordinar con todas las dependencias de la Universidad, para el envío de archivos.

11. Realizar los estudios necesarios para contar con otras alternativas de administración de archivos.

12. Brindar información sobre los procesos de admisión a los interesados.

13. Coordinar con la Dirección General de Administración y la Oficina de Admisión y Registro sobre la información que se deberá brindar a los usuarios.

14. Mantiene una base de datos de los interesados que solicitaron en alguna oportunidad información de los servicios que brinda la Universidad.

15. Otras funciones que le asigne la Oficina de Secretaría General.